Assistenz der Fachbereichsleitung

Möchtest du aktiv an der Weiterentwicklung von Friedrichshain-Kreuzberg mitwirken und die Organisation des Fachbereichs Öffentlicher Raum tatkräftig unterstützen? Als Assistenz der Fachbereichsleitung im Straßen- und Grünflächenamt erwarten dich verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben. Du übernimmst eine Schlüsselrolle in der internen Koordination und unterstützt die Fachbereichsleitung bei einer Vielzahl von wichtigen Aufgaben.

In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position spielst du eine zentrale Rolle bei der organisatorischen und inhaltlichen Unterstützung des Fachbereichs. Du übernimmst die Verantwortung für die strukturierte Planung und Koordination von Terminen und Abläufen. Dazu gehört das Sichten und Bearbeiten von Terminlagen sowie die Erstellung eines effizienten Ablaufs, der eine reibungslose Durchführung gewährleistet. Du bearbeitest Anfragen aus der BVV oder dem Büro der Stadträtin und sorgst dafür, dass diese schnell und präzise beantwortet werden. Dabei behältst du stets den Überblick und zeigst Flexibilität, um auf verschiedene Anforderungen einzugehen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil deiner Tätigkeit ist die Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen. Du erstellst die Tagesordnungen, protokollierst die Sitzungen und kümmerst dich um das Weiterleiten sowie das Nachverfolgen der daraus resultierenden Aufgaben. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Fachbereichsleitung und verschiedenen Schnittstellen innerhalb des Straßen- und Grünflachenamts trägst du entscheidend dazu bei, dass Projekte und Aufgaben zielgerichtet und effizient umgesetzt werden.

Um dein komplexes Arbeitsgebiet zu meistern, bringst du ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit mit. Als Assistenz der Fachbereichsleitung ist es wichtig, dass du über eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit verfügst und in der Lage bist, selbstständig sowie lösungsorientiert zu arbeiten. Darüber hinaus erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag, der dir spannende Herausforderungen bietet, sowie die Möglichkeit, dich kontinuierlich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben und Angaben zu den formalen Voraussetzungen, fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen findest du im Anforderungsprofil, das du unter "weitere Informationen" herunterladen kannst. Das Anforderungsprofil ist die verbindliche Grundlage für die Auswahlentscheidung.

Hinweis: Bitte lade dir das Anforderungsprofil bei Bedarf herunter, da es nach Ende der Ausschreibungsfrist nicht mehr verfügbar ist.

• Anschreiben
• tabellarischer Lebenslauf (inklusive Angabe Ihrer Telefonnummer)
• Nachweis über die Erfüllung der formalen Voraussetzungen (Abschlusszeugnis, Studiennachweise mit den einzelnen Modulrichtungen, ggf. Zertifikate) sowie aktuelles Arbeitszeugnis bzw. Dienstliche Beurteilung - ggf. beglaubigte Übersetzung aller Dokumente in deutscher Sprache
• bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen findest du bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen: https://www.kmk.org/zab/zentralstelle-fuer-auslaendisches-bildungswesen.html
• Für Bewerberinnen / Bewerber im öffentlichen Dienst: Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte (https://www.berlin.de/ba-friedrichshain-kreuzberg/politik-und-verwaltung/service-und-organisationseinheiten/personal/)

Hinweise: