Geschäftszimmer Bezirksstadträte (m/w/d)

Im Geschäftszimmer der Bezirksstadträtin / des Bezirksstadtrats fungieren Sie als Büro-Allrounder. Als Organisationstalent behalten Sie stets den Überblick – auch wenn es mal hektisch wird und spontane Aufgaben oder enge Deadlines anstehen. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf dem Tagesgeschäft: Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Vorzimmer. Vertraulichkeit und eine strukturierte Arbeitsweise sind für Sie dabei selbstverständlich. Als Teamplayer arbeiten Sie zuverlässig und schätzen eine abwechslungsreiche Tätigkeit.

• Büroorganisation: Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, kümmern sich um die Beschaffung von Büromaterialien und erstellen Protokolle, Schriftstücke und Recherchen.
• Termin- und Ablaufkoordination: Sie koordinieren Termine, priorisieren dringliche Vorgänge und organisieren Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und Besprechungen. Dabei behalten Sie stets alle Fristen im Blick und stellen statistische Daten zusammen.
• Kommunikation: Als Ansprechperson für die Abteilung und ämterübergreifend sind Sie in ständigem Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, anderen Verwaltungseinheiten und Bürgerinnen und Bürgern. Dabei kommt es auf eine anlass- und adressatengerechte Kommunikation an – sei es am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch.

Eine ausführliche Beschreibung des Aufgabengebietes finden Sie unter dem Button "weitere Informationen". Im Auswahlgespräch werden insbesondere die darin am höchsten gewichteten Kompetenzen geprüft.